זכות עיון, תיקון ומחיקה

נוהל זכות עיון, תיקון ומחיקה

• רקע

1. 1. 1. החברה רואה חשיבות עליונה בהגנה על פרטיות לקוחותיה ומשתמשי האתר ומחויבת לפעול בשקיפות ובאחריות בכל הנוגע למידע אישי הנאסף ומעובד על ידה.

• מטרת נוהל זה הינה להגדיר תהליך סדור וברור לטיפול בבקשות מלקוחותינו והאופן בו יוכלו לממש את זכותם לעיין במידע האישי השמור אודותיהם במאגרי המידע של החברה, לבקש את תיקונו או מחיקתו והכל בכפוף להוראות הדין. 

1. 1. 1. נוהל זה נכתב בהתאם להוראות חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 ("חוק הגנת הפרטיות"), אשר הרחיב את זכויות נושאי המידע בכל הנוגע למידע האישי השמור אודותיהם במאגרי המידע.

• האמור בנוהל מתייחס באופן שווה לבני שני המינים והשימוש בלשון זכר או נקבה הוא מטעמי נוחות בלבד.

• מטרות חובת שמירת המידע הן, בין היתר:

1. 1. איסוף לידים ופרטי התקשרות: לאפשר מענה ללידים ומתעניינים בשירות (מטפלים ומשתמשים).
   2. ניהול ותיעוד התקשרויות עסקיות: שמירת היסטוריית פניות ומידע עסקי לצורך מתן שירות איכותי ורציף ללקוחות ומתעניינים.
   3. עמידה בחובות חוקיות והגנה משפטית: שמירת מידע כנדרש על פי דין, לרבות דיני מס, וכן לצורך ביסוס, התגוננות או ניהול של תביעות משפטיות.

• טיפול במידע רגיש שנמסר ביוזמת הפונה: 

1. 1. במקרים בהם משתמש מוסר מידע רגיש באופן יזום (לדוגמה, תיאור מצב אישי בפניית "צור קשר"), והמידע אינו נדרש לצורך מתן שירותי החברה, מדיניות החברה היא לפעול למחיקת מידע זה באופן מיידי לאחר מתן המענה הראשוני, ולא לעשות בו כל שימוש אחר.

• זכויות הלקוח בנוגע למידע האישי:

1. 1. על פי חוק הגנת הפרטיות, עומדות ללקוח ו/או למשתמש הזכויות הבאות בנוגע למידע אישי שלו:
      1. זכות עיון: הלקוח ו/או המשתמש רשאי לבקש לעיין במידע האישי שאנו מחזיקים אודותיו.
      2. זכות לתיקון: במידה והמידע שברשותנו אינו נכון, שלם, מעודכן או מדויק, הלקוח ו/או המשתמש רשאי לבקש את תיקונו.
      3. זכות למחיקה: הלקוח ו/או המשתמש רשאי לבקש את מחיקת המידע האישי שלו.
   2. למרות שמדיניות החברה היא שלא לאסוף באופן יזום מידע אישי על קטינים, מימוש הזכות עומדת גם להורה או אפוטרופוס חוקי בנוגע למידע שנאסף על קטין הנמצא תחת אחריותו.

• הגשת הבקשה:

1. 1. הבקשה תוגש בכתב, ותכלול פרטים מזהים מלאים של הפונה, לרבות שם מלא, מספר תעודת זהות, פרטי התקשרות (דוא"ל או טלפון) וציון האם הבקשה היא לעיון במידע, לתיקונו או למחיקתו.
   2. היה המבקש קטין או נתון להשגחת אפוטרופוס יש לוודא כי הבקשה הוגשה בכתב בידי ההורים או האפוטרופוס בשמו של המבקש.

• קליטת הבקשה: 

1. 1. 1. בקשה שהוגשה תתועד במערכות החברה, תיעוד הבקשה יכלול:
         1. פרטי הפונה;
         2. תאריך הבקשה;
         3. מהות הבקשה;
         4. הפעולות שננקטו;
         5. האחראי שקיבל את ההחלטה בבקשה;
         6. תאריך המענה;
         7. התשובה שניתנה;
         8. אופן שליחת התשובה;
         9. כל מסמך או פרט אחר שהועבר ללקוח.
      2. הבקשה תוגש, ללא דיחוי, לאחראית הפרטיות או לכל אדם אחר שימונה על ידה לתפקיד אחראי הגנת הפרטיות.
      3. יש לשלוח לפונה, הודעה המאשרת את קבלת בקשתו בחברה, ולציין כי הועברה לטיפול האחראי, שהינו בעל הסמכות והאחריות להחליט בנושא.
      4. אין לבצע את פעולת מחיקה או שינוי מידע הנדרשת בבקשה עד לקבלת הנחיה מפורשת ובכתב מאחראי הגנת הפרטיות.

• אופן הטיפול בבקשה:

1. 1. אימות זהות הפונה:
      1. עם קבלת הבקשה, החברה תפעל לאימות זהותו של הפונה. הליך האימות חיוני על מנת להבטיח כי מידע אישי לא ייחשף בפני גורמים בלתי מורשים.
      2. במידת הצורך, ניתן לדרוש מהפונה אמצעי זיהוי נוספים, לצורך השלמת הליך האימות, כגון הצגת צילום תעודת זהות או מענה על שאלות זיהוי וזאת בהתאם לרגישות המידע המבוקש.
   2. לאחר השלמת הליך האימות, החברה תבחן את הבקשה לגופה:
      1. בקשה לעיון במידע אישי:
         1. הזכות לעיון כפופה לסייגים הקבועים בחוק. החברה רשאית לסרב לבקשה במקרים בהם חשיפת המידע עלולה לפגוע בביטחון המדינה, ביחסי חוץ, בפרטיותו של אדם אחר, בסודות מסחריים או מקצועיים.
         2. במקרה של היענות חיובית לבקשה החברה תשלח לפונה תשובה מנומקת בכתב ותאפשר לפונה לעיין במידע אודותיו, תוך 30 יום מקבלת הבקשה (או מהשלמת הליך האימות, לפי המאוחר).
         3. החברה תספק לפונה, עותק מהמידע האישי השמור אודותיו במאגר. 
         4. במקרה של סירוב לבקשה (מלא או חלקי), החברה תשלח לפונה תשובה מנומקת בכתב, תוך 30 יום מקבלת הבקשה (או מהשלמת הליך האימות, לפי המאוחר), התשובה תפרט את נימוקי הסירוב בהתאם להוראות החוק. 
      2. בקשה לתיקון או מחיקת מידע:
         1. החברה תבחן את טענות הפונה בהתאם לסייגים הקבועים בחוק הגנת הפרטיות. ככל שיימצא כי המידע אכן מצריך תיקון או מחיקה, החברה תבצע את הנדרש ותודיע על כך לפונה.
         2. החברה לא תיענה לבקשה אם שמירת המידע נדרשת על פי דין (למשל, לצורכי מס), להגנה על אינטרסים חיוניים, לניהול תביעות משפטיות או לצורכי ארכיון בעל עניין ציבורי.
         3. במקרה של היענות חיובית לבקשה, החברה תשלח לפונה תשובה מנומקת בכתב, תוך 30 יום מקבלת הבקשה ובהתאם להוראות הדין, התשובה תפרט את הפעולות שבוצעו. 
         4. במקרה של סירוב לבקשה (מלא או חלקי), החברה תשלח לפונה תשובה מנומקת בכתב, תוך 30 יום מיום קבלת הבקשה (או מהשלמת הליך האימות, לפי המאוחר).